Privacyverklaring

Bij De Stadsmakers CV (hierna: "Stadsmakers", "wij", "ons" of "onze") hechten we veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. Wanneer je een ruimte bij ons huurt of aanvraagt, een ticket koopt voor een evenement, coöperant wordt of onze website gebruikt, verwerken wij persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring leggen we helder uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, en hoe we ermee omgaan volgens de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

De verwerkingsverantwoordelijke voor jouw gegevens is: De Stadsmakers CV Wiedauwkaai 51, 9000 Gent Ondernemingsnummer (BTW): BE 0786.524.203 E-mailadres: info@stadsmakers.gent

Telefoon: +32 (0)470 35 40 42

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?

Afhankelijk van hoe je met ons in contact komt, verwerken wij verschillende categorieën gegevens voor specifieke doeleinden:

A. Bij het aanvragen of huren van een werkruimte of atelier

  • Gegevens: Naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, ondernemingsnummer/organisatienaam (indien van toepassing), motivatie, informatie over je creatieve of ondernemersactiviteiten en financiële/facturatiegegevens.

  • Doel: Het beoordelen van je aanvraag (geschiktheid voor de hub), het opstellen van de huurovereenkomst, de communicatie over de ruimte en de financiële afhandeling (facturatie).

  • Bewaartermijn: Als de aanvraag niet doorgaat, bewaren we je gegevens maximaal 6 maanden (voor eventuele latere beschikbare ruimtes). Als je huurt, bewaren we deze gegevens tot 7 jaar na het einde van de overeenkomst (wettelijke fiscale bewaarplicht).

B. Bij deelname en inschrijving voor evenementen of workshops

  • Gegevens: Naam, voornaam, e-mailadres en betalingsgegevens. Indien tickets via een extern platform (zoals WeTicket) worden gekocht, ontvangen wij de nodige gegevens om je inschrijving te beheren.

  • Doel: Toegangscontrole, communicatie over praktische wijzigingen van het evenement (bijv. uurregeling of locatie) en de administratieve afhandeling.

  • Bewaartermijn: Tot maximaal 2 jaar na het evenement, tenzij er een wettelijke of fiscale reden is om deze langer te bewaren.

C. Bij interesse in coöperantschap of infosessies

  • Gegevens: Naam, voornaam, e-mailadres en eventueel telefoonnummer.

  • Doel: Je uitnodigen voor infosessies, je aanvraag tot coöperant verwerken en de wettelijke registers en administratie van de coöperatie bijhouden.

  • Bewaartermijn: Zolang je coöperant bent, en na uittreding conform de wettelijke bepalingen voor vennootschappen.

D. Bij algemeen contact (e-mail of contactformulier)

  • Gegevens: Naam, e-mailadres en de inhoud van je bericht.

  • Doel: Het beantwoorden van je vraag of het behandelen van je opmerking.

  • Bewaartermijn: Totdat je vraag of dossier volledig is afgehandeld, met een maximum van 2 jaar daarna voor administratieve opvolging.

E. Technische websitegegevens (Cookies)

  • Gegevens: IP-adres, surfgedrag en browsertype via anonieme analytische en functionele cookies.

  • Doel: De website optimaal laten functioneren en analyseren hoe bezoekers het platform gebruiken om de gebruikerservaring te verbeteren.

3. Wat is de juridische basis voor deze verwerkingen?

Wij verwerken jouw gegevens enkel als we daar een geldige wettelijke basis voor hebben:

  1. Uitvoering van een overeenkomst: Nodig voor het beheren van je huurcontract, je coöperantschap of je ticketaankoop.

  2. Wettelijke verplichting: Voor onze boekhouding, btw-aangiftes en het verplichte coöperantenregister.

  3. Gerechtvaardigd belang: Om contact met je op te nemen, de veiligheid op de Wiedauwkaai te waarborgen, of onze website technisch te verbeteren.

  4. Toestemming: Voor het verzenden van eventuele nieuwsbrieven of marketinguitingen (deze toestemming kan je op elk moment intrekken).

4. Delen we jouw gegevens met derden?

Stadsmakers verkoopt jouw gegevens nooit aan derden. Wij delen je gegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening:

  • Externe verwerkers: Partijen die in onze opdracht diensten leveren, zoals onze hostingprovider, IT-beheerders, boekhoudsoftware of ticketplatformen (zoals WeTicket). Met hen sluiten wij verwerkersovereenkomsten om je privacy te garanderen.

  • Overheden en stadsdiensten: Enkel indien we hiertoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld bij fiscale controles of op dwingend verzoek van politie/justitie).

5. Beveiliging van je gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang. Onze website maakt gebruik van een beveiligde SSL-verbinding (HTTPS) en digitale systemen zijn beveiligd met strikte toegangscontroles.

6. Wat zijn jouw rechten?

Onder de GDPR-wetgeving heb je verschillende rechten met betrekking tot je eigen persoonsgegevens:

  • Recht op inzage en kopie: Je mag opvragen welke gegevens wij van jou bewaren.

  • Recht op rectificatie: Je kan onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.

  • Recht op gegevenswissing ("Recht om vergeten te worden"): Je kan vragen om je gegevens te verwijderen (tenzij er een wettelijke plicht is, zoals de fiscale 7-jarige termijn, om ze te bewaren).

  • Recht op beperking of bezwaar: Je kan bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens of vragen deze tijdelijk te pauzeren.

Hoe oefen je dit uit? Stuur een schriftelijk verzoek naar info@stadsmakers.gent. Om er zeker van te zijn dat het verzoek van jou komt, kunnen we vragen om een bewijs van je identiteit. We reageren binnen 30 dagen op je aanvraag.

7. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

De Stadsmakers CV behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen wanneer onze werkwijze of de wetgeving wijzigt. De nieuwste versie is altijd beschikbaar op onze website.

Laatste update: mei 2026